Vaardigheid #3: Vergaderen

Samenwerken bestaat uit een aantal werkvormen en bij het vak professionele vaardigheden is de werkvorm vergaderen behandeld. Vergaderen doet mij altijd denken aan iets wat mijn vader de hele dag door doet. Ik had daarom ook niet verwacht dat wij ons hier al mee bezig zouden houden. Maar vergaderen is nou eenmaal onmisbaar, zelfs ik als student moet het nu al toepassen. Maar hoe? Wat is mijn rol hierin en wat maakt een vergadering effectief? Mijn vergadering skills kunnen ongetwijfeld nog flink worden bijgespijkerd en daarom heb ik aan het begin van dit schooljaar een persoonlijke doelstelling opgesteld:

Persoonlijke doelstelling: Voor het einde van dit schooljaar wil ik de kennis beheersen over hoe een vergadering in z'n werk gaat en dit kunnen toepassen in een projectvergadering. 

Plan van aanpak: Om deze doelstelling te kunnen behalen moet ik goed op de hoogte zijn van de verschillende rollen binnen een vergadering en wat daar de bijbehorende taken van zijn. Ik moet deze kennis vervolgens leren toepassen in de praktijk door een aantal vergaderingen te houden.

Om te kunnen beoordelen of ik mijn persoonlijke doelstelling heb behaald zal ik reflecteren op de projectvergadering van project B die ik in het afgelopen schooljaar hopelijk volgens de correcte regels heb gehouden. In deze reflectie zal een persoonlijk verslag van mijn ervaring als zijnde voorzitter tijdens deze projectvergadering verwerkt worden. Deze reflectie is geschreven aan de hand van de STARR-methode.

Situatie

Voor project B was het de bedoeling dat we een van onze projectvergaderingen volgens officiële wijze zouden moeten houden zoals we geleerd hadden bij professionele vaardigheden. Dit hield in dat we moesten werken met verschillende rollen. Ik als teamleider zou hierbij de rol van de voorzitter aannemen, Bram was de notulist en Anne en Joris waren de deelnemers. De vergadering zou gaan over de feedback van de oude weekopdrachten, het mededelen van de nieuwe weekopdrachten, het brainstormen hierover en het vaststellen van de taken en deadlines. 

Taak

Het was mijn taak als voorzitter zijnde om voor de vergadering een agenda op te stellen. Hierin moest ik bepalen welke onderwerpen er aan de orde zouden komen en in welke volgorde deze behandeld zouden worden. Ik moest daarna op correcte wijze de vergadering openen. Als voorzitter moest ik ervoor zorgen dat alle agendapunten op juiste volgorde werden besproken en dat alle deelnemers evenveel aan het woord zouden komen om te voorkomen dat alleen dezelfde mensen aan het woord zouden komen.

Actie

Voorafgaand aan onze vergadering hebben we eerst als groep besloten wie welke rol zou innemen. Aangezien ik teamleider was, leek het iedereen ook het handigst dat ik dan de rol als voorzitter op me zou nemen. Bram koos ervoor om notulist te zijn en daarbij een notulen te maken van onze vergadering. Anne en Joris waren dus beide deelnemers. Ik heb voordat onze vergadering begon een agenda gemaakt van onderwerpen die aan bod moesten komen. Zo heb ik er voor gekozen om de vergadering te beginnen met de feedback van onze oude weekopdrachten. Vervolgens heb ik iedereen geïnformeerd over de nieuwe opdrachten en hebben we een korte brainstorm gehouden over de manier waarop we deze opdrachten wilde gaan uitvoeren. Als volgende agendapunt stond het bespreken van de taakverdeling waarbij iedereen z'n voorkeur kon uiten. Tot slot zijn alle agendapunten nog even kort herhaald en is er een vragenrondje geweest waar iedereen nog vragen kon stellen over de besproken onderwerpen. Zoals ik bij de opening van de vergadering iedereen had verwelkomt en de aanwezigheid had genoteerd, heb ik bij de afsluiting iedereen bedankt en de vergadering gesloten. 

Resultaat

Deze manier van vergaderen zorgde ervoor dat alle onderwerpen die besproken moesten worden aan bod kwamen. Doordat ik vooraf moest nadenken over welke agendapunten er in de vergadering behandeld zouden worden, kon ik mezelf ook goed voorbereiden voor de vergadering en werd er niks overgeslagen of vergeten. De vergadering liep gestructureerd en hierdoor werd er ook efficient met de tijd omgegaan. In plaats van dat we een uur lang half oplettend de weekopdrachten doornamen, hadden we nu binnen 15 minuten een effectieve vergadering waarin alle onderwerpen aan bod kwamen. We waren in het begin wel een beetje lacherig omdat het niet echt natuurlijk aanvoelde. 

Reflectie

Ik denk dat het echt handiger is om een vergadering op deze manier aan te pakken omdat je gewoon goed voorbereid een vergadering ingaat en na afloop ook precies kan nalezen wat er allemaal besproken en besloten is en wat de taken voor de volgende keer zijn. Het enige nadeel is dat het nog niet natuurlijk aanvoelt, daardoor vergeet ik gewoon bij elke onofficiële projectvergadering om het op deze manier aan te pakken. En dat terwijl ik weet dat het voor mij wel echt werkt. Er is meer overzicht en dat is voor iemand met ADHD juist heel fijn. Jammer genoeg heb ik alleen één rol kunnen oefenen en dat was die van de voorzitter. Ik heb nu bijvoorbeeld nog steeds geen idee hoe je als notulist een notulen moet maken, en waarschijnlijk maak ik de agenda ook niet helemaal op correcte wijze. 

Als ik moet beoordelen of ik nu mijn persoonlijke doelstelling en de vaardigheid vergaderen heb behaald dan kan ik daar wel ja op beantwoorden. Ik ben nog steeds niet helemaal tevreden en ik beheers nog zeker niet alle kennis over de vaardigheid vergaderen, maar ik weet wel de basis kennis en ik heb dit zeker kunnen toepassen in een projectvergadering. Ik geef mezelf nu een 6.5 voor vergaderen maar als ik nog leer hoe ik een correcte agenda of notulen moet opstellen en dit blijf toepassen in projectvergaderingen dan kan ik dit cijfer zeker omhoog werken.